Musim Pajak

Musim pajak biasanya merupakan waktu sibuk bagi akuntan, perencana keuangan, organisasi nirlaba, dan kelompok lain yang menawarkan bantuan pajak karena individu terburu-buru untuk mempersiapkan dan mengajukan pajak mereka sebelum tenggat waktu. Di satu sisi, bulan-bulan menjelang tenggat waktu pengajuan bisa menjadi beberapa yang paling menguntungkan tahun ini bagi pembuat pajak Pengembalian Pajak dan staf mereka. Di sisi lain, dapat menjadi tantangan untuk secara akurat dan efisien mengelola masuknya janji temu pelanggan ini. Hal ini terutama terjadi jika mereka menjadwalkan janji temu dengan cara yang lebih tradisional, yaitu melalui telepon atau email. Proses yang membosankan ini tidak hanya membutuhkan waktu staf yang signifikan, tetapi juga dapat melibatkan langkah-langkah tambahan yang memakan waktu, seperti mencatat janji temu secara layanan mengurus pajak manual dan informasi pelanggan di buku janji temu kertas terpisah, kalender, spreadsheet, dan file.

Selain membebani tempat penjadwalan janji temu tradisional pada staf kantor, ini juga tidak memberi pelanggan cara yang nyaman untuk menjadwalkan sesi persiapan pajak mereka pada saat yang terbaik bagi mereka, seperti di luar untuk jam kerja normal dan pada akhir pekan.

Lebih dari kebanyakan, CPA dan perencana keuangan tahu pentingnya mengelola informasi yang akurat. Itulah mengapa mereka menemukan solusi sempurna untuk kebutuhan pengaturan janji temu mereka dalam bentuk perangkat lunak penjadwalan online.

PERANGKAT LUNAK YANG IDEAL JADWAL UNTUK MUSIM PAJAK

Dinamika perangkat lunak penjadwalan janji temu online menjadikannya pilihan ideal untuk sebagian besar bisnis berorientasi layanan yang memerlukan janji temu atau reservasi, seperti pembuat pajak. Sebagian besar aplikasi penjadwalan online berbasis cloud, yang artinya dapat diakses dengan cara yang sama seperti perbankan online, email, dan situs jejaring sosial. Semua yang diperlukan untuk mengimplementasikan layanan ini adalah koneksi Internet, yang dimiliki sebagian besar bisnis dan individu. Karena perangkat lunak disimpan di server aman yang dikelola oleh penyedia layanan, tidak perlu perangkat keras yang mahal, unduhan, penginstalan, atau pemeliharaan berkelanjutan. Pengguna cukup mengakses dengan cara yang sama seperti yang mereka lakukan pada situs Web lainnya. Intinya, penjadwal online itu sendiri adalah situs Web yang dapat diakses melalui URL.

Fitur dapat bervariasi di antara banyak penyedia, tetapi umumnya sebagian besar menawarkan fungsionalitas seperti:

• Penjadwalan mandiri pelanggan online. Ini memungkinkan individu untuk melihat ketersediaan dan memesan janji temu mereka pada waktu yang paling nyaman bagi mereka, seperti pada malam hari atau pada akhir pekan.

• Pengingat email dan pesan teks otomatis. Dikirim sebelum janji temu persiapan pajak yang dijadwalkan, ini dapat mengurangi jumlah “ketidakhadiran” hingga lebih dari 50 persen. Mereka juga dihargai oleh pelanggan

• Opsi pembayaran online. Sistem penjadwalan dapat memberikan pembuat pajak kemampuan untuk menerima pembayaran online dengan aman dari pelanggan mereka. Seperti halnya pengingat otomatis, fitur ini juga dapat mengurangi jumlah “tidak hadir”, karena individu lebih cenderung membuat janji jika mereka sudah membayarnya.

• Pencatatan dan pelaporan. Istilah-istilah ini identik dengan akuntan dan profesional keuangan, dan sistem penjadwalan online membantu mereka mengelola data yang akurat tentang pelanggan dan janji temu mereka dengan memusatkan semua informasi yang dimasukkan di satu lokasi yang mudah diakses. Beberapa bahkan menawarkan laporan standar yang dapat dibuat dengan cepat oleh pengguna.

• Kemampuan pemasaran elektronik. Sebagian besar penyedia layanan sekarang berkomunikasi dengan pelanggan melalui email, email, dan melalui sarana online lainnya. Sistem penjadwalan online sangat ideal untuk mengelola kampanye pemasaran elektronik, karena pembuat pajak dapat mengelola email pelanggan mereka langsung di penjadwal alih-alih di spreadsheet dan file terpisah. Dan tidak hanya mudah diakses, sebagian besar alamat email akan diperbarui, karena pelanggan memiliki kemampuan untuk memperbaruinya saat menjadwalkan janji temu (jika sudah berubah).

Selain menjadwalkan pelanggan untuk sesi persiapan pengembalian pajak, banyak CPA, perencana keuangan, nirlaba, dan grup lain menggunakannya untuk layanan lain sepanjang tahun, seperti untuk konsultasi, perencanaan dan tinjauan pajak, layanan penggajian, dan pengisian formulir. .

Dikenal sebagai aplikasi Perangkat Lunak sebagai Layanan (SaaS), program penjadwalan janji temu online biasanya “bayar sesuai penggunaan” dengan biaya bulanan rendah dan tanpa kontrak jangka panjang. Banyak yang menawarkan uji coba gratis layanan mereka, yang merupakan cara sempurna untuk menguji sistem dan melihat apakah itu sesuai dengan kebutuhan penjadwalan tertentu. Umumnya, sebagian besar penyedia penjadwalan memberi pengguna kemampuan untuk mengatur jam ketika janji temu diterima, memblokir hari dan waktu yang tidak tersedia, daftar anggota staf yang dapat dipilih pelanggan untuk layanan, menjelaskan layanan yang tersedia yang ditawarkan, menentukan apakah dan kapan email otomatis dan pengingat janji temu pesan teks dikirim, dan mengubah tampilan jadwal dengan skema warna, logo dan foto yang berbeda.

Meskipun beberapa pembuat pajak akan menggunakan aplikasi janji temu terutama sebagai penjadwalan internal, sebagian besar memanfaatkan fitur penjadwalan mandiri pelanggan online dengan menambahkan tombol “Jadwalkan Sekarang” atau “Pesan Sekarang” ke situs Web mereka (sebagian besar layanan penjadwalan menyediakan ini untuk klien mereka). Pembuat pajak juga dapat menambahkan tombol atau tautan URL ke email dan buletin mereka, serta memasukkan alamat URL dalam faktur, kartu pos, tanda terima, dan dokumen kertas lainnya. Mereka juga dapat memberikan URL kepada pelanggan secara langsung dan melalui telepon. Dalam hal ini, penjadwal itu sendiri adalah halaman Web yang dapat diakses oleh siapa saja yang memiliki koneksi Internet. Ini juga berarti bahwa seorang akuntan, profesional keuangan atau kelompok bahkan tidak memerlukan situs Web untuk menggunakan perangkat lunak penjadwalan janji online.

MANFAAT PERANGKAT LUNAK JADWAL PENGANGKATAN ONLINE

Menjadwalkan dan mengelola janji temu mungkin tampak seperti tugas yang sederhana dan mudah. Namun, bergantung pada volume janji temu yang ditangani penyedia layanan, hal itu dapat berdampak signifikan pada sumber daya staf dan keuntungan bisnis.

Berikut adalah beberapa manfaat dari sistem penjadwalan yang diterapkan dengan benar:

• Penghematan waktu. Penjadwalan mandiri pelanggan online dapat secara dramatis mengurangi jumlah jam staf yang diperlukan untuk menjawab telepon, secara manual memesan waktu janji temu ke dalam buku janji temu kertas, kalender dan spreadsheet, dan mengubah atau membatalkan janji temu yang ada. Pengingat email dan pesan teks otomatis juga dapat menghilangkan kebutuhan untuk membuat panggilan telepon pengingat atau membuat pesan email pengingat. Ini membebaskan sumber daya karyawan untuk fokus pada tugas dan tanggung jawab yang lebih penting.

• Tabungan uang. Penghematan waktu dari aplikasi perangkat lunak penjadwalan online dapat disamakan dengan penghematan uang juga. Misalnya, bisnis dengan hanya satu atau dua karyawan tidak perlu menyewa resepsionis atau asisten untuk mengelola janji temu layanan dan informasi pelanggan. Perangkat lunak penjadwalan online juga dapat membuat bisnis lebih efisien, memungkinkannya memaksimalkan jumlah janji layanan yang ditawarkan dengan mengotomatiskan prosedur yang membosankan dan memakan waktu. “Tidak hadir” juga mengurangi pendapatan operasional bisnis, karena slot waktu hilang dan sekarang tidak tersedia untuk pelanggan lain yang membayar. Pengingat email dan pesan teks otomatis membantu menguranginya dan meningkatkan kemungkinan pelanggan tidak melewatkan janji temu mereka.

• Aksesibilitas.Mengelola waktu dan layanan janji temu pelanggan dalam satu buku janji temu kertas, kalender, file, atau spreadsheet tidak efisien, terutama jika lebih dari satu anggota staf harus memiliki akses ke sana. Seringkali, ini terbatas pada meja resepsionis atau komputer seorang karyawan. Hal yang sama juga berlaku untuk aplikasi perangkat lunak penjadwalan “kotak” tradisional yang dijual di gerai ritel dan dipasang di satu komputer atau jaringan. Aplikasi penjadwalan janji temu online berbasis cloud dan dapat diakses dari koneksi Internet apa pun. Ini berarti bahwa staf dapat mengakses kalender janji temu dari komputer atau PDA yang terhubung ke Web, Ponsel Cerdas, dan perangkat seluler lainnya, manfaat yang luar biasa bagi individu yang harus memiliki kemampuan untuk melihat kalender janji temu mereka dari rumah, di jalan, dan dari lokasi lain. di luar kantor.

• Biaya. Perangkat lunak penjadwalan berbasis cloud sangat cocok untuk bisnis kecil dan organisasi dengan anggaran teknologi terbatas, karena umumnya terjangkau dan tidak memerlukan kontrak layanan jangka panjang. Selain itu, ini menghilangkan kebutuhan akan layanan TI yang dikontrak untuk pemeliharaan, peningkatan, dan pembaruan berkelanjutan, karena penyedia layanan biasanya melakukan ini secara otomatis.

Menjadwalkan janji temu pelanggan bisa menjadi proses yang membosankan dan memakan waktu bagi para pembuat pajak, terutama selama musim pajak yang sibuk. Menerapkan perangkat lunak penjadwalan janji temu online dapat membantu orang-orang ini mengotomatiskan dan meningkatkan tugas yang diperlukan – tetapi seringkali membuat frustasi ini sehingga mereka menghabiskan lebih sedikit waktu untuk fokus pada waktu dan tanggal janji temu dan lebih banyak waktu difokuskan pada pengembalian pajak pelanggan mereka.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *